1. Introducción La empresa distribuidora de telefonía enfrenta desafíos operativos debido al crecimiento de sus áreas administrativas, comerciales y operativas. Para mejorar la eficiencia y el control interno, se ha decidido implementar un software ERP que integre todos los procesos críticos de la organización. Este sistema permitirá la gestión integral de las áreas de Recursos Humanos (RH), compras, ventas, contabilidad, fiscalidad, control operativo de ventas de chips, y la gestión de incidentes, asegurando la trazabilidad y conformidad con las normas ITIL y ISO.
2. Objetivos del Proyecto
- Objetivo General: Desarrollar e implementar un sistema ERP que centralice las operaciones de la empresa distribuidora de telefonía, optimizando los procesos administrativos y operativos con base en estándares internacionales.
- Objetivos Específicos:
- Integrar todos los departamentos en un único sistema para mejorar la eficiencia y la visibilidad de las operaciones.
- Facilitar la gestión de ventas de chips mediante el control operativo en tiempo real.
- Implementar un sistema de seguimiento de incidentes basado en jerarquías, siguiendo las mejores prácticas de ITIL.
- Asegurar la conformidad con normas ISO para la gestión de calidad y seguridad de la información.
- Automatizar procesos administrativos, fiscales y de ventas.
- Mejorar la toma de decisiones mediante la generación de informes y análisis de datos en tiempo real.
3. Alcance del Proyecto Este proyecto abarca todas las áreas operativas y administrativas de la empresa distribuidora de telefonía. Los módulos a desarrollar incluyen:
- Recursos Humanos (RH): Gestión de nóminas, reclutamiento, formación y desarrollo, evaluaciones de desempeño.
- Compras y Ventas: Control de proveedores, inventarios, seguimiento de ventas de chips, gestión de clientes y reportes.
- Contabilidad y Finanzas: Gestión de pagos, cuentas por cobrar y pagar, facturación, reportes financieros.
- Módulo Fiscal: Cumplimiento con la legislación fiscal vigente, automatización de declaraciones y reportes tributarios.
- Módulo de Incidentes: Sistema de gestión de incidentes que permite escalar los problemas de acuerdo con los niveles de jerarquía y planes de acción.
- Control Operativo de Ventas de Chips: Control y monitoreo de inventarios, despachos y ventas de chips en tiempo real.
4. Metodología Se empleará la metodología Agile para asegurar entregas parciales y continuas, permitiendo la adaptación rápida a los cambios de requisitos y las pruebas iterativas. El desarrollo se dividirá en varios sprints de 4 semanas, con entregas continuas al equipo de la empresa para su validación. Además, se seguirán las mejores prácticas de ITIL para la gestión de servicios de TI y la normativa ISO 9001 para la gestión de la calidad.
5. Fases del Proyecto
Fase 1: Análisis de Requerimientos y Diseño
- Entregables:
- Documento de análisis de requerimientos funcionales y técnicos.
- Diagrama de flujo de trabajo para cada área administrativa.
- Diseño del modelo de datos y arquitectura del sistema.
- Acciones:
- Reuniones con los responsables de cada área administrativa para identificar los procesos clave.
- Diseño de las conexiones entre módulos (RH, ventas, compras, contabilidad).
- Análisis de cumplimiento con ITIL para la gestión de servicios y con las normas ISO para garantizar la calidad de los procesos.
Fase 2: Diseño del Sistema ERP
- Entregables:
- Esquema de base de datos para la gestión integrada de las áreas operativas y administrativas.
- Diagramas UML y de casos de uso para cada módulo.
- Prototipos de la interfaz de usuario para los distintos módulos.
- Definición de los permisos y niveles de acceso en función de la jerarquía de la empresa.
- Acciones:
- Diseño modular para garantizar la flexibilidad y escalabilidad del sistema.
- Establecimiento de conexiones entre los diferentes módulos, incluyendo la gestión integrada de ventas de chips y la administración de incidentes.
- Planificación de pruebas de conformidad con los estándares ITIL e ISO.
Fase 3: Desarrollo del Sistema
- Entregables:
- Módulo funcional de RH, incluyendo gestión de nóminas y desempeño.
- Módulo de compras y ventas operativo, con seguimiento de inventario y ventas de chips en tiempo real.
- Sistema de contabilidad y fiscalidad que cumpla con las normas fiscales locales.
- Módulo de seguimiento de incidentes, integrado con los niveles jerárquicos de resolución.
- Acciones:
- Desarrollo backend en Node.js y PostgreSQL para la gestión de datos administrativos y operativos.
- Desarrollo frontend en Angular para crear una interfaz intuitiva y fácil de usar.
- Implementación de APIs para la integración entre módulos y acceso en tiempo real a datos clave.
- Implementación de un sistema de escalación de incidentes basado en las mejores prácticas de ITIL.
Fase 4: Pruebas e Integración
- Entregables:
- Informe de pruebas unitarias y de integración de los módulos.
- Informe de cumplimiento con normas ITIL para la gestión de servicios y la norma ISO 9001 para la calidad.
- Ajustes y correcciones al sistema basados en los resultados de las pruebas.
- Acciones:
- Pruebas funcionales para asegurar que cada módulo cumpla con los requisitos establecidos.
- Pruebas de integración para verificar que los datos fluyan correctamente entre los módulos.
- Validación de conformidad con normas ISO y ITIL mediante auditorías internas.
Fase 5: Implementación y Capacitación
- Entregables:
- Sistema ERP operativo en toda la organización.
- Manuales de usuario para los diferentes módulos.
- Reporte final de implementación con resultados de las pruebas y ajustes realizados.
- Acciones:
- Implementación del sistema ERP en los servidores de la empresa, con respaldo en la nube (AWS o GCP).
- Capacitación a los usuarios finales de cada área, así como a los administradores del sistema.
- Soporte técnico inicial durante la fase de lanzamiento y ajuste de funcionalidades según el feedback de los usuarios.
Fase 6: Seguimiento y Mantenimiento
- Entregables:
- Reporte mensual de incidentes y mejoras.
- Actualizaciones de software según sea necesario para corregir errores y optimizar el sistema.
- Acciones:
- Monitoreo constante del rendimiento del sistema para garantizar la estabilidad y la satisfacción de los usuarios.
- Actualización periódica del software para cumplir con cambios legislativos o fiscales.
- Mejoras basadas en el feedback de los usuarios.
6. Conexiones Entre Áreas Administrativas El ERP permitirá la interconexión entre las distintas áreas administrativas de la empresa. Por ejemplo:
- Los módulos de ventas y compras estarán conectados para permitir la actualización automática de inventarios tras cada venta o compra.
- El módulo de contabilidad recibirá automáticamente los datos de ventas y compras para generar reportes financieros y fiscales.
- El área de RH podrá gestionar nóminas y bonificaciones en función de las ventas de los equipos de comercialización.
- El módulo de seguimiento de incidentes permitirá la escalación de problemas desde cualquier área, asegurando su resolución eficiente y trazabilidad.
7. Cronograma del Proyecto
| Fase | Duración Estimada |
|---|---|
| Análisis de requerimientos | 4 semanas |
| Diseño del sistema | 9 semanas |
| Desarrollo | 24 semanas |
| Pruebas e integración | 8 semanas |
| Implementación y capacitación | 7 semanas |
| Seguimiento y mantenimiento | Continuo |
8. Recursos y Equipo
- Equipo de Desarrollo: 5 desarrolladores full-stack, 2 analistas de calidad, 1 arquitecto de software, 1 gerente de proyecto.
- Tecnologías:
- Backend: Node.js, PostgreSQL, APIs REST.
- Frontend: Angular, Bootstrap.
- Infraestructura: AWS.
- Normas: ITIL (para gestión de incidentes), ISO 9001 (gestión de calidad), ISO 27001 (seguridad de la información).
9. Resultados Esperados
- Mejora en la eficiencia operativa y administrativa en un 30% mediante la automatización de procesos.
- Reducción del tiempo de respuesta en la gestión de incidentes en un 40%.
- Incremento en la visibilidad de datos clave para la toma de decisiones estratégicas.
- Conformidad con las normas ISO 9001 e ITIL.
10. Conclusión El ERP propuesto mejorará la eficiencia y el control en las operaciones de la distribuidora de AT&T, cumpliendo con normas internacionales de calidad y seguridad. La metodología Agile asegura una implementación flexible y eficiente, lo que permitirá a la empresa optimizar sus procesos internos y aumentar su competitividad en el mercado.
